9 Consejos para Controlar los Gastos en tu Empresa

En la búsqueda de Emprender un negocio en Colombia, Lwa Agencia de Marketing digital te presenta hoy 9 consejos para controlar los gastos en tu empresa.

Controlar de forma adecuada los gastos en una empresa, trazarán la ruta propicia para el crecimiento, desarrollo de todo negocio.

Para crecer en todo negocio, se hace indispensable colocar especial atención a todos los gastos y costos que generemos en el mismo; definitivamente, estos marcaran la pauta para el desarrollo y direccionamiento estratégico en el corto, mediano y largo plazo.

Revisar constantemente todos los gastos, eliminar aquellos gastos que son inoficiosos y seguir lo proyectado en nuestros presupuestos y metas, es la mejor forma de tener todo bajo control. Siempre es recomendable implementar una estrategia financiera de control estricto de gastos.

El mantener una estricta revisión al rubro de gastos, permitirá optimizar recursos y maximizar ganancias. Recomendamos, hacer énfasis en rubros claves como: costos de producción, gastos generales y mantenimiento; la idea, es tener estos rubros bajo control y  reducirlos de forma tal que no afecten la actividad económica.

Es importante aclarar que no existe un método exacto o regla estricta de cumplir, al momento de controlar los gastos de una empresa; pero, si es posible estar al tanto de los mismos e implementar estrategia con base en algunos consejos que te daremos a continuación.

Consejos para controlar los gastos de tu empresa

1. Registrar todos los gastos que se realicen y guardarlos adecuadamente.

Es importante llevar un registro organizado de todos los gastos en los que incurre una empresa conforme a su actividad económica; recordemos que, además de ser una obligación el control de gastos, se deben de guardar todas las facturas de los gastos por al menos 5 años. 

Recuerda que para poder justificar las posibles deducciones de impuestos que se solicitan, debes de conservar las facturas, no necesariamente se deben de guardar en físico; también, las puedes conservar en formato electrónico y de este modo evitarás llenarte de papeles. 

2. Identificar y catalogar los gastos

Identificar y catalogar los gastos de una empresa es bastante importante; ya que, podrás saber de una forma ágil y ordenada a que corresponden, por donde estas desperdiciando o gastando tus recursos y además, podrás anticiparte a una crisis e intervenir de manera oportuna.

3. Utilizar una herramienta para digitalizar cada uno de los gastos, organizarlos correctamente y controlarlos.

Si bien es importante conocer todos los gastos de una empresa, puede llegar a ser una tarea prácticamente imposible el darles un manejo sin la importancia que merecen, no basta con tenerlos anotados en cualquier parte; estos, deben estar registrados correctamente y de forma ordenada. Aconsejamos tener un software contable para llevar a cabo la operación de forma ágil, eficiente y segura.

Todos los gastos deben ser ordenados de forma correcta y acorde al manejo que se le den. La forma más habitual es la siguiente:

• Gastos fijos o recurrentes, aquellos que podrían ser estimados sin demasiado error en los próximos meses. Suelen estar asociados a la estructura de la empresa. Entre estos estarían los alquileres, la cuota de los préstamos (como suma de los intereses y principales préstamos) o incluso los sueldos y salarios. Es así que los gastos fijos pueden considerarse recurrentes por cuanto que prácticamente son similares mes a mes.
• Gastos variables, aquellos que están influenciados por las ventas o la propia producción, es decir, son proporcionales a las mismas. 
• Gastos semifijos o semivariables. Que serían aquellos que no son exactamente fijos ni exactamente variables, sino que poseen características de unos y otros. 
• Gastos directos: Gastos relacionados de forma directa con la producción de bienes y servicios. Por ejemplo, la materia prima para producir algo.
• Gastos indirectos: Gastos no directamente relacionados con la producción de bienes y servicios, pero necesarios para la empresa. Por ejemplo, la publicidad es un gasto indirecto habitual para que la empresa venda lo que produce.

Puedes encontrar muchas herramientas para el control de los gastos, estas, te permitirán llevar un registro de los mismos; además, con estos software podrás consultar diversos reportes que nos facilitaran el análisis y serán de mucha utilidad.

4. Realiza siempre un presupuesto y procura aprender de los errores.

Todas las acciones o actividades que realizamos en el ámbito personal y empresarial, sean acertadas o erradas nos aportan al crecimiento y desarrollo profesional; por lo tanto, debemos procurar aprender sobre la marcha, revisar constantemente los errores y utilizarlos para mejorar. 

Si bien lo anterior aplica para cada situación en la vida; también, aplica para el mundo empresarial y en el caso puntual, a las finanzas de la empresa.

Establecer un presupuesto de gastos lo más ajustado a la realidad y que sea medible mes a mes, nos va a facilitar trazar la hoja de ruta de nuestro negocio y además, nos permitirá establecer el método de control de gastos más adecuado.

Cuando tengamos el método de control de gastos, podremos avanzar en el análisis del manejo de las finanzas de la empresa, elaborar las conclusiones y recomendaciones pertinentes, para una gestión adecuada del negocio.

Estar preparados y controlar los gastos en la empresa, nos ayudará a prevenir improvisaciones y alcanzar los objetivos trazados.

5. Analizar lo propuesto frente a lo ejecutado y hacer los ajustes pertinentes.

Cuando se lleva el registro ordenado de todos los gastos en los que incurre la empresa, podremos identificar, analizar y hacer control de esos gastos inoficiosos, esos que nos generan sobrecostos, que no benefician al negocio; una vez identificados podremos recortarlos o eliminarlos de ser necesario.

Sabiendo en dónde se gasta el recurso la empresa, podremos establecer qué tan efectivos y eficientes somos al ejecutar los presupuestos y estableceremos de una forma más agil los gastos futuros.

Recordemos que el control de los ingresos y especialmente, el control de los gastos en una empresa, pueden garantizar el éxito de un negocio tanto a corto como en el mediano y largo plazo.

6. Analizar tendencias

Al tener organizados los costos y gastos de la empresa, podremos revisar en detalle los tipos de gastos generados y hacer el análisis comparativo de unos frente a otros en diversos intervalos de tiempo. 

Recomendamos, hacer un análisis exhaustivo sobre aquellos gastos de la empresa que presenten variaciones abruptas, ya sea que aumenten o disminuyan.

7. Control al detalle, justificación de gastos en la empresa y encaminar acciones.

Estando toda la información financiera actualizada, centralizada y organizada, podremos realizar un análisis y control adecuado de todos los gastos de la empresa, hemos sido muy reiterativos en esto, pero el éxito radica en el constante seguimiento. 

Recomendamos hacer seguimientos de los rubros esenciales de forma semanal y mensual, revisar las variaciones, tomar las decisiones y acciones necesarias para el funcionamiento óptimo de la empresa.

Para ello, focalizarse en:

• Identifica los gastos innecesarios de la empresa y resuélvelos de forma inmediata.
• Revisa los gastos y renegocia o sustituye por otros menos costosos.
• Coloca especial cuidado a las fluctuaciones y establece los motivos de estos cambios.
• Solicita a cada una de las áreas, que justifiquen el por qué de los gastos hechos. Con esto, obtendrás una visión más clara de la operación.

8. Concientizar al personal

Sensibilizar a nuestro personal sobre el manejo adecuado de los recursos y el control constante de los gastos en la empresa, nos facilitará la tarea de análisis y reducción o eliminación de gastos. 

En esta tarea es indispensable hacer énfasis en que todas las acciones que se tomen deben estar encaminadas a mitigar los gastos innecesarios y que prima por encima de todo el ahorro de los recursos.

9. Reconocer el esfuerzo de los trabajadores

El tener motivado y reconocer el esfuerzo de los trabajadores con relación a la cultura organizacional y del ahorro, siempre traerá beneficios para nuestra empresa. Hacerlos partícipes del proceso de ahorro y reducción de gastos, es una estrategia altamente efectiva para contribuir al éxito financiero de la compañía.

Recomendamos, hacer reconocimientos públicos y frecuentes a la labor de los trabajadores en pro de la reducción de gastos. 

Ventajas de controlar los gastos en tu empresa

Como bien sabemos, controlar los gastos de tu empresa traerá múltiples ventajas y que marcará el futuro sostenimiento al paso de los años; sin embargo, queremos que conozcas a consideración nuestra, las principales ventajas de tener un excelente control de los gastos.

• Podrás hacer un seguimiento constante y real del ejercicio del negocio.
• Es más fácil detectar aquellos gastos innecesarios, eliminarlos y tener saneadas las cuentas.
• La toma de decisiones será más fácil y por ende adecuada, estas siempre serán teniendo en cuenta datos reales.
• Conociendo tus gastos, estarás en posición de negociar mucho mejor.
• Incrementará la relación costo beneficio.
• Se nos facilitará el establecimiento de metas coherentes y alcanzables.
• Evitarás problemas a corto, mediano y largo plazo.